Organizar un Torneo

Cuando vemos el afiche del torneo. Ya se tiene meses trabajando en la organización.

Para un atleta o un jugador promedio son prácticamente invisibles las vicisitudes y maromas que han de realizar los organizadores de un torneo antes, durante y después de cada evento. Este participante probablemente se retira a descansar después de su exitosa (o no tan exitosa) performance, mientras que los organizadores a lo mejor ya tienen rato trabajando en el campeonato que vendrá. Es como una rueda que no termina nunca de girar.

No me voy a referir al ciclo de los Juegos Olímpicos, ni a la Champions League o al Clásico Mundial de Baseball o al Mundial de la FIFA, tampoco a las mejores ligas profesionales: NFL, NBA, LPF, MLB, etc. Que manejan a fuerza de muchos $ la solución de estos problemas. Vamos a ubicarnos en los torneos amateur o a lo sumo semi pro, que se llevan a cabo en ligas populares, empresas, barrios, universidades, colegios u otros entes propios de las comunidades.

No es necesario contar con la UEFA para organizar satisfactoriamente un torneo.

Los torneos pueden ser de dos tipos: Internos o Abiertos. Un torneo interno es aquel donde compiten los miembros que tienen algún vínculo en común: Equipos de una empresa, universidad o colegio, equipos pertenecientes a una liga, equipos de una parroquia o municipio. Un torneo Abierto es cuando aparte de los equipos propios del área que organiza el evento, se admite la participación de otros equipos que aceptan la invitación a participar. Si el financiamiento del torneo corre por parte de un patrocinante, tal como pudiera ser el instituto educativo, una liga establecida, empresa, municipio, etc. Lo lógico es que el torneo sea interno, si el financiamiento se carga totalmente o en parte a los participantes, pudiera ser abierto. Muchos torneos abiertos reciben hasta invitados internacionales.

Esta primera definición es apropiada para emitir o lanzar la convocatoria del torneo. Para ese momento se debe saber si se dispone de financiamiento por parte de un patrocinante principal, o de varios, o se pedirá a los equipos que cubran la totalidad de los gastos o sólo una parte. También se debe tener la factibilidad cierta de la(s) cancha(s). Esto se entiende como la ubicación, adecuado mantenimiento, costos, horarios de usos y garantía de disponibilidad cuando se requiera. ¿Primero el huevo o la gallina? Si no tengo aún la totalidad de los equipos ¿Cómo sé cuanto va a durar?, ¿Cuántas veces usaré la cancha? No hay que asustarse. Un torneo interno sabe más o menos cuantos equipos maneja. Un torneo abierto, mientras más equipos mejor, y se puede dividir en grupos de 4 a 6 equipos y si son muchísimos se pueden aún dividir más usando categorías. De todas formas al lanzar la convocatoria se ha de tener un estimado grueso de fechas de inicio y fin del torneo y en último caso es también posible limitar el número de equipos que pueden inscribirse.

Una convocatoria bastante completa.

¿Cómo debe ser la convocatoria? Por la vía adecuada: email, redes sociales, carteleras de la empresa, colegio, universidad, organismos públicos, o volantes y otros medios de publicidad local, algún amigo con programa de radio, pueden servir de vehículo de información. Allí se debe identificar:

  1. El ente organizador (liga, comité, departamento, etc.)
  2. Obviamente el o los deportes que estarán en competencia, también se debe incluir la definición de las categorías (máster, adultos, menor (varias), femenino, masculino, mixto, etc.)
  3. Fechas propuestas de inicio y fin, con días y horas de juego si es posible.
  4. Como comunicarse con el comité organizador para obtener más información.
  5. Y la fecha tope de solicitud de inscripción.

En este punto ya se ha de tener un estimado de los costos que tendrá el torneo y se podría decir a los equipos cuanto costará su participación, si es el caso. ¿Cómo presupuesto un torneo? va a depender de los servicios que se ofrecen por la organización, por lo general, aunque dependerá de si se tiene un patrocinante muy generoso (que por lo general nunca es así) las organizaciones no ofrecen en sus presupuestos: ni uniformes de los equipos, ni hidratación, ni refrigerios, ni transporte a los eventos. Estos son costos a cubrir por cada equipo. Las organizaciones se encargan de coordinar la contratación de:

  1. La cancha deportiva, su acondicionamiento y preparación para cada juego (mallas, cestas, marcaje, etc.)
  2. Arbitraje. Al menos un principal y un anotador, dependiendo de la calidad suele incluirse uno o más árbitros auxiliares.
  3. Pelotas o balones (Bajo el cuidado o custodia de los árbitros)
  4. Premiación, que bien pudieran ser con trofeos, en metálico (dinero en efectivo) o en especies (equipamiento deportivo o de otra índole)

No está de más financiar el torneo, aunque sea parcialmente, con rifas o pequeños Fan fests de ventas de comidas caseras, bebidas de hidratación, souvenirs (POP), etc. que se ofrezcan al público y a los jugadores durante su permanencia en la cancha.

En las afueras de la cancha, una serie de «kioscos» se prestan para ofrecer desde comidas y bebidas, souvenirs o sofisticados productos deportivos al público asistente. No está de más rifas y juegos de: «Pruebe su habilidad deportiva aquí…», Invitados especiales y otras amenidades pueden servir de anzuelo para que gasten.

Una vez obtenida la confirmación del interés en participar de un determinado equipo, este deberá formalizar su inscripción con el llenado de una ficha. Esta ficha suele ser una planilla en la que se completan los datos del equipo: Nombre del equipo, identificación del delegado y sus datos de ubicación, nombre del entrenador o manager y los nombres de los jugadores, cada uno con su número de identificación (DNI o cédula de identidad), fecha de nacimiento y cualquier otro dato de interés para la organización (ya veremos más adelante).

Casi siempre de los 20 y tantos equipos que muestran interés, el 90% entregan la ficha completa y a tiempo. Es decir al menos dos no se manifiestan. Las inscripciones deben estar listas una semana antes de comenzar el torneo, y en esa semana se ha de realizar el «Congresillo Técnico».

Sin mucho lujo, un congresillo técnico es una reunión de trabajo.

Quedamos en que todo torneo necesita de un «Congresillo Técnico» (o convención) la cual es una reunión de los delegados de los equipos donde se discuten las condiciones del torneo. Allí asisten el 90% del 90% de los equipos es decir 16 de los 20 iniciales. Casi siempre hay dos equipos que están inscritos pero sus delegados no pueden ir a la reunión y por tanto no firman el acta del congresillo y los otros dos equipo están en el limbo, se ofrecieron jugar y no dan señales de vida. Así no podrán participar.

Las ceremonias protocolares complican la ya difícil tarea de coordinar un torneo, por eso se recomienda usar un «comité» separado para su realización.

En el congresillo se establecen claramente y por escrito las categorías del torneo, las divisiones si las hay, las formas de definir la clasificación, si se admiten los juegos empatados, las semifinales y finales, si habrá refuerzos en las semifinales y finales. De nuestro ejemplo con 18 equipos se puede manejar muy bien con tres divisiones de 6 equipos. Clasificarían a cuartos de final (con juegos a muerte súbita) los dos primeros de cada división y los dos mejores terceros de las tres divisiones. Para definir los cruces se suele aplicar:

  • 1° cuarto de final: El mejor primero vs. el segundo mejor tercero.
  • 2° cuarto de final: El segundo mejor primero vs. el mejor tercero.
  • 3° cuarto de final: El tercer mejor primero vs. el tercer segundo
  • 4° cuarto de final: El mejor segundo vs. el segundo segundo.
Draw o Bracket de torneo de doce equipos. Ejemplo cásico de cuartos de final.

Los cuatro ganadores pasan a semifinales para jugar también a muerte súbita, el ganador del 1° cuarto de final vs el ganador de 4° cuarto de final y el del 2° cuarto de final contra el 3° cuarto de final. Los ganadores de las semifinales se enfrentan entre ellos puede ser a un juego o a una serie de tres para ganar dos.

En nuestros deportes y nuestros países suelen existir jugadores «sobre calificados». En alguna empresa, universidad o colegio puede estar estudiando o trabajando alguien que hasta fue profesional del deporte en disputa. En las condiciones se debe establecer si esto se prohíbe o se permite. Si se permite también se puede establecer una cuota de uno o dos «sobre calificados» por equipo. En las ligas deportivas este problema no debería presentarse, por lo general el sobre calificado no está permitido, o la liga está definida para que se reconozca a cada uno como apropiado a la categoría.

En los torneos de Softball que jugaba mi papá participaba Pantaleón Espinoza, ex short stop del Magallanes por 11 años.

El congresillo puede tener claramente definido el calendario del torneo. Los equipos estarán definidos por letras y estas letras se sortean al final del congresillo. Allí queda claro quienes juegan el primer día y donde jugarán. ¿Cómo debe ser un calendario? Lo más equitativo posible. Ningún equipo debe sacar ventaja de las canchas, horarios, grupos o rivales. Obviamente esto se logra con el sorteo de las letras. Hay métodos empíricos para su confección, no se tiene una formula única y exacta que garantice la equitatividad de el calendario.

¿Habrá ceremonia inaugural? dependerá del presupuesto. Si fuere acordado esto, lo apropiado es que se encargue un comité especial y este establezca las pautas. Son muchas las actividades que se realizan en estos eventos inaugurales: Desfile (con o sin madrina, estandarte), himnos, izaje de banderas, elección de la madrina general, premiación del torneo anterior, homenajes deportivos: atletas, árbitros, directivos, etc. Se requiere por lo general: Sonido, animación, atención especial a madrinas e invitados. Al final debería haber un juego, ya sea el sorteado en congresillo o un juego del campeón anterior contra una selección de los equipos restantes. Son muchas las ideas por agregar o mejorar (La madrina pudiera resultar un gesto sexista en estos tiempos).

Madrinita del torneo, electa por los invitados al evento

Iniciado el torneo es conveniente evaluar la marcha del mismo con reuniones de delegados periódicas. Allí se ha de discutir todo lo concerniente al torneo: finanzas, disciplina, protestas y otros eventos de interés.

Algunas veces para los play offs (cuartos de final en nuestro ejemplo) se admiten «Refuerzos». Esto es a mi parecer injusto, pues los equipos así cambian el ADN que los llevó a clasificar, y algunos de sus jugadores «débiles» serán enviados a la banca para que juegue un «caballo» que viene de otro equipo. Pero pareciera que mi opinión es contra la corriente. Para ello se realiza un «Draft» con los delegados de los equipos clasificados y un listado de los jugadores de los equipos eliminados dispuestos a jugar como refuerzos. Van escogiendo según se acuerde uno o dos refuerzos. Los refuerzos se les permite jugar con su uniforme del equipo eliminado.

Al finalizar el torneo debería haber una reunión de cierre para evaluar los resultados y reconocer los ganadores de los lideratos en las diferentes categorías, el el Baseball y Softball hay muchas, el Volleyball también tiene varias, el Football goleador, asistencias y portero entre otros y el Basketball premian anotadores, asistencias, rebotes y otros como cestas de 3, tiros libres, etc.

En el Baseball y el Softball cuando se reparten premios por categorías individuales la mesas suelen quedar pequeñas.

Dos eventos adicionales se pueden desarrollar durante un torneo: El ya mencionado Fan Fest y el juego de estrellas. Una vez logramos realizar una especie de Fan fest en la liga de Soft Ball Elecar con Derby de Home runs, Tiros del catcher a segunda Base y cronometraje de carrera de home a segunda. Fue todo un éxito en cuanto a entusiasmo y se otorgaron premios ofrecidos por la empresa (Electricidad de Caracas). El Juego de Estrellas requiere de la definición de dos bandos, que puede estar a cargo de la asamblea de delegados y de la propuesta de jugadores que pudiera hacerse por votaciones de los jugadores. Puede resultar interesante no me tocó organizar ninguno.

Agradecimiento especial a Natalia Navas por la corrección y estilo en la redacción.

Publicado por

Adolfo Navas

Interesado en transmitir todo lo que sabemos sobre el baseball y softball, aprendido de jugar y de mi papá Don Asisclo Navas.

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